Digital Object and Contract Management

DOCM


Was ist DOCM? DOCM ist die Abkürzung für Digitale Object & Contract Management. Unter DOCM wird eine systematische prozeßgesteuerte Softwarelösung verstanden, um Verträge zu erstellen und zu bearbeitet, zu überwacht und ausgewertet.
 
 

VORTEILE


Jede Unternehmensabteilung benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages. Eine Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform kann diese verschiedenen Sichten eines Vertragsmanagementsystems zentral bereitstellen.
 

NUTZEN


Eine Zentralisierung der Objekt- und Vertragsverwaltung mit allen vertragsrelevanten digitalisierten Informationen in einer relationale Datenbank schafft die notwendige Transparenz, ermöglicht die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und stellt so die Grundlage für Ihre Compliance-Prozesse dar.
 

DOCM - Vertriebspartner gesucht

Wir suchen Software- oder Beratungsunternehmen mit SharePoint-Expertise, die bereits für Ihre Kunden in den Bereichen lösungsorientierte Kundenberatung, Anforderungsmanagement und Softwareentwicklung tätig sind.
 
Wenn Sie Ihr aktuelles SharePoint-Produktportfolio um das Thema "Digitales Vertragsmanagement" erweitern wollen und Ihre Kunden bereits mit Support und Wartung unterstützen, so kann die DOCM-VERTRAGSMANAGEMENT-LÖSUNG ein weiterer Baustein in Ihrer SharePoint-Lösung Angebotspalette sein.
 
Sind Sie an einer Zusammenarbeit interessiert so rufen Sie uns gern an und vereinbaren einen ersten Gesprächstermin.

Warum Geld in ein Vertragsmanagementsystem investieren?

Nach Angaben der Gartner Group verlängern sich 60 % aller Lieferantenverträge automatisch ohne Kenntnis des Käufers, was im Wesentlichen darauf zurückzuführen ist, dass der Käufer eine Kündigung unterlässt. Noch erstaunlicher ist, dass 50% der Verträge ohne das Wissen des Käufers mehrmals selbsterneuert werden (Forbes, Gardner group).

Eine Laissez-faire Haltung gegenüber dem Vertragsmanagement kann schwerwiegende finanzielle Auswirkungen haben, da automatische Vertragsverlängerungen häufig teurere Laufzeiten beinhalten und verspätete Kündigungen zu Rechtsstreitigkeiten und Schäden führen können. Verträge sind keine Dokumente zum "unterschreiben-und-ablegen", sie sind vielmehr lebende Dokumente, die realen Ereignissen / Veränderungen unterliegen.

Aktionen der beteiligten Vertragsparteien können Vertragsklauseln auslösen und die Erfüllung von Anforderungen aufgrund bestimmter Termine erforderlich machen (Rahmenverträge). Die beste Lösung zur Verwaltung dieser lebenden Dokumente ist die Nutzung einer Softwareplattform, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen erleichtert und abdeckt und in Verbindung mit einem definierten Vertragsmanagementprozess sicherstellt.

Verträge in SharePoint verwalten - DOCM die Lösung

Vertragsmanagement bedeutet mehr als nur Vertragsdokumente zu verwalten. Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung / Entwurf, der Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge eines Unternehmens beschäftigen.

Das Vertragsmanagement umfasst somit die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung  von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.( Wikipedia)

Der Anspruch der DOCM SharePoint Lösung ist es, dem Anwender im jeweilig definierten Vertragsmanagementprozess weitesgehend mit dem Ziel zu unterstützen, eine reibungslose Zusammenarbeit und einen zielgerichteten Informationsfluss im Unternehmen zu gewährleisten.
 

Aus dem Content

Einzelvertragsauswertung

Einzelverträge

Eine graphische Darstellung einer Einzelvertragsauswertung kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen. Die nachfolgende Abbildung zeigt eine Auswertung nach fixen und variablen Vertragskosten für alle vertragsschliessende Organisationen (Firmen) im Unternehmen. Aus Sicht eines Controller für das gesamte Unternehmen können die Vertragskostendaten  auch je Unternehmenseinheit dargestellt werden. 
Vertragsauswertung

Warum Geld in ein Vertragsmanagementsystem investieren?

Nach Angaben der Gartner Group verlängern sich 60 % aller Lieferantenverträge automatisch ohne Kenntnis des Käufers, was im Wesentlichen darauf zurückzuführen ist, dass der Käufer eine Kündigung unterlässt. Noch erstaunlicher ist, dass 50% der Verträge ohne das Wissen des Käufers mehrmals selbsterneuert werden (Forbes, Gardner group).
DOCM User

Welche Vorteile bietet der Einsatz einer digitalen Vertragsmanagementlösung für die jeweiligen Nutzergruppen?

Jede Unternehmensabteilung (Einkauf, Controling und Rechtsabeilung, etc) benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages und deren Auswertung.
Vertragsobjekte_A6

Verwaltung von Vertragsobjekte

Vertragsobjekte im Kontext von DOCM können physische Objekte wie Maschinen, Geräte, Fahrzeuge etc.  oder organisatorische Objekte wie Unternehmensteile (Firmen)  oder Unternehmensteile (Abteilungen) sein. Es können per Konfiguration die, den Objekten zugeordneten Verträge angezeigt werden. Durch die Möglichkeit, Bilder den Objektdaten hinzuzufügen, wird die Identifikation des Vertragsgegenstandes erleichtert.