Digital Object and Contract Management

DOCM


Was ist DOCM? DOCM ist die Abkürzung für Digitale Object & Contract Management. Unter DOCM wird eine systematische prozeßgesteuerte Softwarelösung verstanden, um Verträge zu erstellen und zu bearbeitet, zu überwacht und ausgewertet.
 
 

VORTEILE


Unternehmensweite Vertragsverwaltung 
Jede Unternehmensabteilung benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages. Eine Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform kann diese verschiedenen Sichten eines Vertragsmanagementsystems zentral bereitstellen.
 

NUTZEN


Die Erfassung aller relevanten Objekt- und Vertragsdaten in digitaler Form auf Basis einer  relationalen Datenbank schafft die notwendige Transparenz für eine unternehmensweite Vertragsverwaltung. Sie ermöglicht eine sichere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und stellt so die Grundlage für Ihre Compliance-Prozesse dar.

Warum Geld in ein Vertragsmanagementsystem investieren?

Nach Angaben der Gartner Group verlängern sich 60 % aller Lieferantenverträge automatisch ohne Kenntnis des Käufers, was im Wesentlichen darauf zurückzuführen ist, dass der Käufer eine Kündigung unterlässt. Noch erstaunlicher ist, dass 50% der Verträge ohne das Wissen des Käufers mehrmals selbsterneuert werden (Forbes, Gardner group).

Eine Laissez-faire Haltung gegenüber dem Vertragsmanagement kann schwerwiegende finanzielle Auswirkungen haben, da automatische Vertragsverlängerungen häufig teurere Laufzeiten beinhalten und verspätete Kündigungen zu Rechtsstreitigkeiten und Schäden führen können. Verträge sind keine Dokumente zum "unterschreiben-und-ablegen", sie sind vielmehr lebende Dokumente, die realen Ereignissen / Veränderungen unterliegen.

Aktionen der beteiligten Vertragsparteien können Vertragsklauseln auslösen und die Erfüllung von Anforderungen aufgrund bestimmter Termine erforderlich machen (Rahmenverträge). Die beste Lösung zur Verwaltung dieser lebenden Dokumente ist die Nutzung einer Softwareplattform, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen erleichtert und abdeckt und in Verbindung mit einem definierten Vertragsmanagementprozess sicherstellt.

Verträge online im SharePoint verwalten - DOCM die Lösung

Vertragsmanagement bedeutet mehr als nur Vertragsdokumente zu verwalten. Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung / Entwurf, der Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge eines Unternehmens beschäftigen.

Das Vertragsmanagement umfasst somit die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung  von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.( Wikipedia)

Der Anspruch der DOCM SharePoint Lösung ist, es dem Anwender im jeweilig definierten Vertragsmanagementprozesseine reibungslose Online-Zusammenarbeit zu unterstützen und einen zielgerichteten Informationsfluss im Unternehmen zu gewährleisten.

Aus dem Content

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Was verstehen wir unter einem digitalen Vertragsmanagement?

Unter einem digitalen Vertragsmanagement wird eine systematische prozeßgesteuerte Softwarelösung verstanden, um Verträge zu erstellen, zu bearbeitet, zu überwachen und auszuwerten. Es beinhaltet weitere Funktionen zur Verwaltung von Objekten und Lieferanten und deren Bewertungen.
Vertragswertauswertung Kunden Lieferanten

Gesamtübersicht Kosten und Erträge des Unternehmens

Wenn Sie auf eine Blick einen Gesamtüberblick die Geschäftsdaten (Kosten und Erträge) auf Basis Ihrer Kunden- und Lieferantenbeziehungen benötigen, können Sie das mit einem Mausklick erreichen. Die nachfolgende interaktive Grafik ermöglicht es ihnen Ihre aktuellen vertraglichen fixierten Geschäftsbeziehungen basierend auf den Vertragswerte der aktiven Verträge schnell zu ermitteln.
DOCM-Unternehmensorganigramm

Welche Firmen / Organisationen sind in Ihr Unternehmen eingebunden?

Mit einer DOCM-Organisationsübersicht können Sie leicht einen schnellen Überblick verschafft. Sie können eine Unternehmensübersicht auch nach weiteren Kriterien wie z.B. Länderstandorte mit den BU in den Ländern etc. erstellen.
Kostenermittlung

Vertragskosten

Mit der Unterteilung der Vertragskosten in "Fixe-Kosten" und "Kalkulatorische-Kosten" und "Einmalige-Kosten" können unterschiedliche Zahlungsmodelle der Verträge wie z.B. Wartungs- und Kaufverträge abgebildet werden.
Einzelvertragsauswertung

Einzelverträge

Eine graphische Darstellung einer Einzelvertragsauswertung kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen. Die nachfolgende Abbildung zeigt eine Auswertung nach fixen und variablen Vertragskosten für alle vertragsschliessende Organisationen (Firmen) im Unternehmen. Aus Sicht eines Controller für das gesamte Unternehmen können die Vertragskostendaten  auch je Unternehmenseinheit dargestellt werden. 
DOCM User

Welche Vorteile bietet der Einsatz einer unternehmensweiten digitalen Vertragsmanagementlösung für die jeweiligen Nutzergruppen?

Jede Unternehmensabteilung (Einkauf, Controling und Rechtsabeilung, etc) benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages und deren Auswertung. Nur wer über bestehende Verträge aktuell informiert ist, kann neue Vereinbarungen effektiv gestalten.