Sie gelangen von der Startseite von DOCM zur Liste der Einzelverträge eines Mandanten, indem Sie oben im Menü DOCM-Vertragsverwaltung, den Mandatenordner anklicken auf den Sie eine Zugangsberechtigung haben. Sie sehen dann alle Einzelverträge dieses Mandaten.
Die Bedienung zur Neuerfassung, zum anzeigen oder ändern von Verträgen erfolgt wie bereits beschrieben.
Die einzelnen Bereiche des Formulars können durch Klicken auf den kleinen Pfeil links ein- oder ausgeklappt werden.
Mandantenübersicht (01)
Um einen neuen Vertrag für einem Mandaten hinzufügen, wählen Sie erste den entsprechenden Mandatenordern aus der Liste der angezeigten Mandanten aus. DOCM öffnet dann den gewählten Mandatenordner und Sie können jetzt einen Vertrag anlegen.
Übersicht der Mandantenverträge (02)
An dieser Stelle legen Sie neue Einzelverträge für diesen Mandaten an. Zum Ansehen eines Vertrages klicken Sie auf die Vertragsbezeichnung. Einen neuen Vertrag fügen Sie hinzu, indem Sie oberhalb der Liste auf Neuer Einzelvertrag klicken. Daraufhin wird das Formular zum Hinzufügen eines neuen Vertrags geöffnet, in dem Sie alle benötigten Informationen eingeben können.Wenn Sie den Vertrag bearbeiten möchten, klicken Sie im Ansichtsmodus des Vertragsformulars oben links auf Element bearbeiten
Vertragsdaten (03)
Auf der Registerkarte Vertragsdaten erfassen Sie mindestens die Vertrags-Nr., die Vertragsbezeichnung und die Vertragsart (Pflichtfelder). Die ausgewählte Vertragsart beeinflusst, welche Registerkarten zusätzlich angezeigt werden, z.B. Staffelmiete bei einem Mietvertrag.Sie können den Vertragspartner aus einer Auswahlliste auswählen, sowie festlegen, ob z.B. ein entsprechender Rahmenvertrag vorliegt.
Außerdem kann über eine Auswahlliste der Status des Vertrages angegeben werden. Die verschiedenen Bereiche des Formulars können durch Klicken auf den kleinen Pfeil links ein- oder ausgeklappt werden.
Vertragsgegenstand (04)
Auf der Registerkarte Gegenstand geben Sie das Vertragsgegenstand / -objekt an und können eine Notiz zum Objekt sowie eine Beschreibung des Vertragsgegenstandes hinzufügen. Das Vertragsobjekt wählen Sie aus einer Auswahlliste aus, deren Einträge aus der Liste der Vertragsobjekte generiert werden.
Je nach Vertragsart kann es noch weitere Felder auf dieser Registerkarte geben, z.B. ein Auswahlfeld zur Angabe des Wartungsgegenstandes bei einem Dienstleistungs- oder Wartungsvertrag. Sie können auch weitere Vertragsobjekte diesem Einzelvertrag zuordnen.
Vertragspartner (05)
Auf der Registerkarte Vertragspartner wählen Sie das vertragschließende Unternehmen und den Objektvertragspartner (Pflichtfelder) aus entsprechend bereitgestellten Auswahlliste aus.
Vertragsprüfung (06)
Auf der Registerkarte "Vertragsprüfung" werden die verantwortlichen Prüfer und die Ergebnisse der fachlichen bzw. juristischen Prüfung dokumentiert.
Verantwortlichkeiten (07)
Auf der Registerkarte Verantwortlichkeiten geben Sie die Vertragsverantwortlichen und die Unterschriftsberechtigten an, sowie das Datum der Erst- und Zweitunterschrift und den Ablageort der Originaldokumentes.
Befristete Vertragslaufzeiten (08)
Auf der Registerkarte "Laufzeiten" werden als Pflichtfelder nur Vertragsbeginn und -ende ein sowie ein allgemeiner Wiedervorlagetermin erfasst. Außerdem kann u.a. angeben werde, ob es eine automatische Vertragsverlängerung gibt oder wann eine Wiedervorlage zur Vertragskündigung erfolgen soll.
Kaufm. Daten (09)
Die Registerkarte "Kauf. Daten" wird beim Bearbeiten eines angelegten Vertrag angezeigt. Auf dieser Registerkarte können Angaben zu Kosteneinträgen für Fixkosten, kalkulatorische Kosten und ein Einmalkosten vorgenommen werden. Die einzelnen Bereiche des Formulars können durch Klicken auf den kleinen Pfeil links ein- oder ausgeklappt werden.
Staffelmiete (10)
Auf der Registerkarte "Stalffelmiete" können Sie die Staffelmiete zu einem Mietvertrag, wenn vereinbart, erfassen. Es erfolgt keine automatische Benachrichtigung an der Vertragsmanager / Buchhaltung.
Kündigung (11)
Auf der Registerkarte "Kündigung" wird festgelegt, ob ein Vertrag befristet oder unbefristet ist. Mit Hilfe eines Auswahlfeldes kann eine Kündigungsfrist auswählen und angeben werden, wann und von wem ein Vertrag gekündigt wurde. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung zur Kündigung zu schreiben und anzugeben, ob eine Kündigungsbestätigung vorliegt. Über ein Datumsauswahlfeld kann ein Termin zur Wiedervorlage festlegen werden.
Vertragsnachträge (12)
Auf der Registerkarte "Vertragsnachträge" können mehrere Nachträge zu einem Vertrag hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf den Button "Eintrag hinzufügen". Es wird ein neues Dialogfenster "Nachtragsdaten" geöffnet und es können hier die entsprechende Daten zum Vertragsnachtrag erfasset werden.
Dokumente (13)
Auf der Registerkarte "Dokumente" besteht die Möglichkeit, mehrere Dokumente zu einem Einzelvertrag per Drag-And-Drop gleichzeitig hochladen und speichern. Die Dokumente können nach einer vorgegeben Strukturierung abgelegt werden. Die hinzugefügten Dokumente werden in einer Liste nach einem Klick auf das Ordnersymbol angezeigt. Zum Bearbeiten eines Dokuments muss dieses erst ausgecheckt werden. Über den Versionsverlauf des Dokumentes sind dann jegliche Änderungen nachvollziehbar.
Vertragscontrolling (14)
Auf der Registerkarte Vertragscontrolling können Sie der Vertragsakte Informationen zu möglichen Vertragsrisiken hinzufügen, die dann auch auf dieser Registerkarte aufgelistet werden und darüber einsehbar sind. Wenn Sie auf Risikoeintrag hinzufügen klicken, wird ein neues Dialogfeld mit drei Registerkarten geöffnet, Sie befinden sich zunächst auf der Registerkarte Vertragsrisiko.Die Bereiche Gesamt Vertragsrisiko und Vertragsaudit können je nach Bedarf durch Klicken auf den kleinen Pfeil an der linken Seite ein- oder ausgeklappt werden.
Weiterhin können hier die Ergebnisse der einzelnen Vertragsaudits kurz dokumentiert werden.
Aufgaben (15)
Die Registerkarte "Vertragsaufgaben" bietet die Möglichkeit, mehrere Aufgaben zu einem Vertrag zu hinterlegen. Eine neue Notiz kann erstellt werden, indem auf den Button "Eintrag hinzufügen" unterhalb der Aufgabenliste geklickt wird. Überschritten Terminvorgaben werden farblich (Rot) dargestellt.
Notizen (16)
Die Registerkarte "Notizen" bietet die Möglichkeit, mehrere Notizen zu einem Vertrag zu hinterlegen. Um eine neue Notiz zu erstellen ist auf den Button "Eintrag hinzufügen" unterhalb der "Liste der Notizen" zu klicken.
Mietflächen (17)
Auf der Registerkarte "Mietflächen" können Flächeninformationen (Nutzungsart und Ort) zum Mietvertrag erfassen werden. Im Bereich "Mietflächen Auswertung" des Formulars werden die Flächenwerte nach Kriterien (Etage etc.) kumuliert dargestellt.
Sonstiges (18)
Auf der Registerkarte "Sonstiges" können Vertragsinformationen erfassen werden, die keiner anderen Registerkarte thematisch zuzuordnen sind. Die einzelnen Bereiche der Registerkarte können je nach Bedarf durch Klicken auf den kleinen Pfeil an der linken Seite ein- oder ausgeklappt werden.
Konfiguration (19)
Auf der Registerkarte "Konfiguration" kann die Anzahl der angezeigten Registerkarten anpassen werden. Die aktivierbaren Registerkarten sind ja nach Vertragsart unterschiedlich.
Weiteres zum Thema
Sie gelangen von der Startseite von DOCM zur Liste der Konsortialverträge, indem Sie oben im Menü Vertragsverwaltung der Auswahl Konsortialverträge auswählen. Mit Hilfe des Schnellstartbuttons können Sie auch die Liste der Konsortialverträge sofort aufrufen.
Sie gelangen von der Startseite von DOCM zur Liste der Rahmenverträge, indem Sie oben im Menü Vertragsverwaltung der Auswahl Rahmenverträge auswählen. Mit Hilfe des Schnellstartbuttons können Sie auch die Liste der Rahmenverträge sofort aufrufen.
Vertragsobjekte sind die Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen Abteilungen, auf die sich Verträge beziehen, zum Beispiel ein PKW in einem PKW-Leasingvertrag oder ein Unternehmen bei einem Unternehmens-Kaufvertrag.
Vertragspartner unterliegen einer eigenen Vertragspartner-Verwaltung, die ihrerseits Daten zum Beispiel aus einer Outlook-Kontaktliste des Einkaufs beziehen kann. Sie können beliebig viele Ansprechpartner pro Vertragspartner erfassen und verwalten. Mit dem Vertragspartner Status können Sie angeben, ob der jeweilige Vertragspartner zurzeit aktiv ist, also ein aktives Vertragsverhältnis existiert, oder nicht.