Digital Object and Contract Management

Abwickungsschritte im Vertragsprozess

Bereits in der Phase der Vertragsanbahnung müssen Vertragsentwürfe nicht nur nach formal juristischen Kriterien geprüft, sondern auch hinsichtlich jedem Vertrag innewohnenden Risiken bewertet werden. Wie einige Fällen in den letzten Jahren gezeigt haben, hätte es bei frühzeitiger Prüfung und Bewertung im Vorfeld eines Vertrages nicht die Probleme in der "Letzten Phase der Vertragsverhandlungen" gegeben. Wenn Vertragsverhandlungs- und Vertragsbeendigungsrisiken im Vorfeld klar definiert und bewerten wurden, kann es später nicht zu Überraschungen kommen. 

Im Rahmen der Vertragsverwaltung wird festgelegt, wer als Vertragsmanager die Verantwortung über den aktiven Vertrag übernimmt. Es muss weiterhin im Rahmen einer unternehmensweiten Stellvertreterregelung mindestens ein Stellvertreter benannt werden; ein zweiter Stellvertreter kann optional hinzugefügt werden. Die Vervollständigung der weiteren vertragsrelevanten Daten unterliegt dann dem Vertragsmanager. Bei der Überwachung der vertragsrelevanten Termine wie Kündigungsstichtag bei automatischen Vertrags- verlängerungen, Wiedervorlagetermin für z.B. Risikoaudits, etc. unterstützt DOCM den Vertragsmanager und seine Stellvertreter in Form einer automatischen E-Mail Benachrichtigung. So können die aus einer Terminüberschreitung möglicherweise folgenden Kosten vermieden werden.

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