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Welche Unternehmensrisiken ergeben sich bei einem fehlenden Vertragsmanagementsystem?

 

Ein kurze Auflistung potentieller Unternehmensrisiken bei fehlendem Vertragsmanagementprozess und deren Auswirkungen:

  • Nicht bewertete inhaltliche Risiken von Verträgen
    Durch die vorhandene Möglichkeit Vertragsrisken im Kontext des Vertrages zu bewerten und durch regelmäßige Audits, können Sie hier eine Vorwarnstufe in den VM-Prozess einbringen.

  • Versäumnis von Vertragsfristen wie Options- oder Kündigungsfristen
    Man kann auch vertragsrelevante Termine in einem Fristenbuch verwalten, aber für mehrere hundert Verträge ist eine digitale Aufgaben- und Fristenverwaltung sicherlich der bessere Weg.

  • Unzureichende Bearbeitung durch intransparenten Genehmigungs- / Freigabeprozess
    Bei einer Einrichtung eines Genehmigungs- / Freigabeprozesses​​​ bleibt kein Vorgang im System "hängen". Sie können sich jederzeit über den dokumentierten Status eines Vertragserstellungs- oder Verwaltungsprozesses informieren oder per E-Mail informieren lassen.

  • Fehlende Aktualität / verteilter Informationsstand
    Sind nicht alle Vertragsinformationen auf dem aktuellen Stand kann die Risikoanalyse nicht die Unternehmensfolgen richtig bewerten.

  • Schwieriges Auffinden von Verträgen
    Sind alle vertragsrelevanten Information nicht an einer zentralen Stelle verfügbar, so ist damit der Complienceprozess nicht sichergestellt.

  • Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteile
    Die Verletzung der Sorgfaltspflicht stellt einen Verstoß der gesetzlich geforderten Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht dar.

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